Постановление Избирательной комиссии Ленинградской области от 13.08.2015 N 93/698 "О Порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Ленинградской области, и Порядке уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Ленинградской области"
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 13 августа 2015 г. № 93/698
О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ И ПЕРЕДАЧИ В АРХИВЫ ДОКУМЕНТОВ,
СВЯЗАННЫХ С ПОДГОТОВКОЙ И ПРОВЕДЕНИЕМ ВЫБОРОВ ГУБЕРНАТОРА
ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ, И ПОРЯДКЕ УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ,
СВЯЗАННЫХ С ПОДГОТОВКОЙ И ПРОВЕДЕНИЕМ ВЫБОРОВ ГУБЕРНАТОРА
ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с пунктами 10 и 11 статьи 70 Федерального закона от 12 июня 2002 года № 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", частью 1 статьи 68 областного закона от 29 июня 2012 года № 54-оз "О выборах Губернатора Ленинградской области" Избирательная комиссия Ленинградской области постановляет:
1. Утвердить согласованный с Центральной экспертно-проверочной методической комиссией архивного управления Ленинградской области Порядок хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Ленинградской области, и Порядок уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Ленинградской области.
2. Направить настоящее постановление в территориальные избирательные комиссии для использования в работе.
3. Организацию выполнения положений указанных в пункте 1 настоящего постановления документов возложить на секретаря Избирательной комиссии Ленинградской области Ганину С.М.
4. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Избирательной комиссии Ленинградской области в сети Интернет.
Председатель
Избирательной комиссии
Ленинградской области
В.П.Журавлёв
Секретарь
Избирательной комиссии
Ленинградской области
С.М.Ганина
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
УТВЕРЖДЕН
постановлением
Избирательной комиссии
Ленинградской области
от 13.08.2015 № 93/698
ПОРЯДОК
ХРАНЕНИЯ И ПЕРЕДАЧИ В АРХИВЫ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ
С ПОДГОТОВКОЙ И ПРОВЕДЕНИЕМ ВЫБОРОВ ГУБЕРНАТОРА
ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. В архиве Избирательной комиссии Ленинградской области подлежат хранению в течение 10 лет со дня официального опубликования результатов выборов с последующей передачей в Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге следующие документы постоянного хранения:
1.1. Протоколы заседаний Избирательной комиссии Ленинградской области (далее - Комиссия), постановления Комиссии и документы к ним;
1.2. Документы, предоставляемые в Комиссию кандидатом при выдвижении:
1) копии письменных уведомлений Комиссии о датах и местах проведения политическими партиями (их региональными отделениями) съездов, конференций, на которых рассматривались вопросы о выдвижении кандидата;
2) решения съездов политических партий либо конференций (общих собраний) региональных отделений политических партий о выдвижении кандидатов;
3) нотариально удостоверенные копии документов о государственной регистрации избирательных объединений, выданных федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным на осуществление функций в сфере регистрации общественных объединений;
4) документы, подтверждающие согласование соответствующими органами избирательного объединения кандидатур, выдвигаемых в качестве кандидатов, если такое согласование предусмотрено уставом политической партии;
5) заявления кандидатов о согласии баллотироваться;
6) копии паспортов или иных документов, удостоверяющих личность кандидатов;
7) копии документов об образовании кандидатов, подтверждающих сведения, указанные в заявлении кандидатами о согласии баллотироваться;
8) справки с основного места работы, копии трудовых книжек или иные документы кандидатов для подтверждения сведений об основном месте работы или службы, занимаемой должности, или документ, подтверждающий род занятий кандидата (при отсутствии основного места работы или службы кандидата), или документ, подтверждающий статус неработающего кандидата;
9) справки из представительных органов муниципальных образований об исполнении кандидатом обязанностей депутата на непостоянной основе или копии удостоверений депутатов, заверенные должностными лицами и печатью соответствующего представительного органа;
10) справки о принадлежности кандидатов к политической партии, не более чем к одному общественному объединению, о статусе кандидатов в политической партии (ее региональном отделении), общественных объединениях, заверенные постоянно действующими руководящими органами политических партий (их региональных отделений), общественных объединений;
11) сведения о размере и об источнике доходов кандидатов, а также об имуществе, принадлежащем кандидатам на праве собственности (в том числе совместной собственности), о вкладах в банках, ценных бумагах. Сведения о размере и об источниках доходов и имуществе супругов и несовершеннолетних детей кандидатов;
12) копии нотариально удостоверенных доверенностей на уполномоченных представителей по финансовым вопросам кандидатов;
13) заявления уполномоченных представителей по финансовым вопросам о согласии осуществлять указанную деятельность;
14) сведения, составленные по форме, предусмотренной Указом Президента Российской Федерации:
а) о принадлежащем кандидату, его супругу и несовершеннолетним детям недвижимом имуществе, находящемся за пределами территории Российской Федерации, об источниках получения средств, за счет которых приобретено указанное имущество, об обязательствах имущественного характера за пределами территории Российской Федерации кандидата, а также сведения о таких обязательствах его супруга и несовершеннолетних детей;
б) о своих расходах, а также о расходах своих супруга и несовершеннолетних детей по каждой сделке по приобретению земельного участка, другого объекта недвижимости, транспортного средства, ценных бумаг, акций (долей участия, паев в уставных (складочных) капиталах организаций), совершенной в течение последних трех лет, если сумма сделки превышает общий доход кандидата и его супруга за три последних года, предшествующих совершению сделки, и об источниках получения средств, за счет которых совершена сделка;
1.3. Документы, представляемые в Комиссию кандидатом для регистрации:
1) сведения об изменениях в данных о кандидатах, ранее представленных в Комиссию в соответствии с пунктом 1 части 9 статьи 25 областного закона от 29.06.2012 № 54-оз "О выборах Губернатора Ленинградской области" (далее - областной закон);
2) первые финансовые отчеты кандидатов;
3) письменные уведомления о том, что кандидаты не имеют счетов (вкладов), не хранят наличные денежные средства и ценности в иностранных банках, расположенных за пределами территории Российской Федерации, не владеют и(или) не пользуются иностранными финансовыми инструментами.
1.4. Сведения о трех кандидатурах, отвечающих предусмотренным Федеральным законом от 03.12.2012 № 229-ФЗ "О порядке формирования Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации" требованиям к кандидатам для наделения полномочиями члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее - член Совета Федерации), одна из которых в случае избрания представившего ее кандидата будет наделена полномочиями члена Совета Федерации - представителя от исполнительного органа государственной власти Ленинградской области. Заявления каждого из представленных кандидатами лиц о согласии на представление его в качестве кандидатуры для наделения полномочиями члена Совета Федерации с обязательством в случае наделения полномочиями члена Совета Федерации прекратить деятельность, несовместимую со статусом члена Совета Федерации, с приложением копий документов, подтверждающих указанные в заявлении сведения;
1.5. Документы, представляемые кандидатами, избирательными объединениями, выдвинувшими кандидатов, при выбытии кандидата:
1) заявление кандидата о снятии своей кандидатуры;
2) решение органа избирательного объединения, выдвинувшего кандидата, об отзыве кандидата;
1.6. Документы, представляемые кандидатами, избирательными объединениями, выдвинувшими кандидатов, для регистрации и отзыва доверенных лиц:
1) заявления кандидатов (представления избирательных объединений) о назначении доверенных лиц и заявления самих граждан о согласии быть доверенными лицами;
2) копии приказов (распоряжений) об освобождении от исполнения служебных обязанностей на период осуществления полномочий доверенного лица в отношении граждан Российской Федерации, находящихся на государственной или муниципальной службе (в том числе и в период очередного отпуска);
3) уведомления кандидатов, избирательных объединений, назначивших доверенных лиц, об отзыве доверенных лиц;
1.7. Документы, предоставляемые кандидатом для назначения члена Избирательной комиссии с правом совещательного голоса:
1) уведомление кандидата о назначении члена Избирательной комиссии Ленинградской области с правом совещательного голоса;
2) заявление гражданина о согласии быть членом Избирательной комиссии Ленинградской области с правом совещательного голоса;
3) уведомление кандидата о прекращении полномочий члена Избирательной комиссии Ленинградской области с правом совещательного голоса;
1.8. Экземпляры предвыборных печатных агитационных материалов (или их копии), экземпляры аудиовизуальных предвыборных агитационных материалов, фотографии иных агитационных материалов;
1.9. Первые экземпляры протоколов территориальных избирательных комиссий об итогах голосования, приложенные к ним первые экземпляры сводных таблиц об итогах голосования на соответствующей территории, включающие в себя полные данные всех поступивших протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования; особые мнения членов территориальных избирательных комиссий с правом решающего голоса; жалобы (заявления) на нарушения областного закона, поступившие в территориальные избирательные комиссии в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления территориальными избирательными комиссиями протоколов об итогах голосования, и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения; первые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования с приобщенными к ним особыми мнениями членов участковых избирательных комиссий с правом решающего голоса, поступившие в избирательные комиссии в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей жалобы (заявления) на нарушения областного закона, а также принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения участковых избирательных комиссий и составленные ими акты и реестры;
1.10. Первый экземпляр протокола Комиссии о результатах выборов Губернатора Ленинградской области и приобщенные к нему сводная таблица, включающая в себя полные данные всех поступивших протоколов территориальных избирательных комиссий об итогах голосования; особые мнения членов Комиссии с правом решающего голоса, несогласных с протоколом в целом или с отдельными его положениями; жалобы (заявления) на нарушения областного закона, поступившие в Комиссию в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления соответствующего протокола об итогах выборов, и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения;
1.11. Поступившие в Комиссию жалобы (заявления) на нарушения областного закона и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения;
1.12. Копия приказа (иного документа) об освобождении зарегистрированного кандидата, избранного Губернатором Ленинградской области, от обязанностей, несовместимых со статусом Губернатора Ленинградской области, либо копия документа, удостоверяющего, что им в пятидневный срок со дня получения извещения было подано заявление об освобождении от таких обязанностей;
1.13. Переписка с правоохранительными, судебными органами, средствами массовой информации, кандидатами, политическими партиями (их региональными отделениями) по вопросам соблюдения законодательства о выборах;
1.14. Второй экземпляр финансового отчета Комиссии о расходовании средств областного бюджета Ленинградской области <1>.
--------------------------------
<1> Первый экземпляр финансового отчета Комиссии о расходовании средств областного бюджета Ленинградской области на проведение выборов Губернатора Ленинградской области поступает на государственное хранение в составе документов Законодательного собрания Ленинградской области.
2. В архиве Комиссии подлежат хранению не менее 10 лет, после чего подвергаются экспертизе ценности и отбору в состав Архивного фонда Российской Федерации или уничтожению следующие документы <2>:
--------------------------------
<2> Документы, выделенные к уничтожению по результатам экспертизы их ценности, уничтожаются в соответствии с утвержденным Порядком уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Ленинградской области (приложение № 2).
2.1. Документы о результатах проверок государственными органами сведений, представляемых кандидатами на должность Губернатора Ленинградской области, в том числе сведений о размере и об источниках доходов кандидатов, имуществе, принадлежащем кандидатам на праве собственности, о вкладах в банках, ценных бумагах; а также сведений, представленных кандидатами в соответствии с Указом Президента Российской Федерации;
2.2. Первые экземпляры итоговых финансовых отчетов кандидатов.
3. В Комиссии хранятся не менее пяти лет со дня официального опубликования результатов выборов, после чего подвергаются экспертизе ценности и отбору в состав Архивного фонда Российской Федерации или уничтожению следующие документы <3>:
--------------------------------
<3> См. примечание к п. 2.
3.1. Приложенные к итоговым финансовым отчетам кандидатов первичные финансовые документы, подтверждающие поступление и расходование средств избирательных фондов кандидатов; справки банка о закрытии специального избирательного счета; сведения о движении денежных средств на специальном избирательном счете; справки контрольно-ревизионной службы о проверке финансовых отчетов;
3.2. Результаты проверки регистрирующими органами сведений, указанных гражданами и юридическими лицами при осуществлении добровольных пожертвований в избирательные фонды кандидатов;
3.3. Сведения об учете и стоимости оплаты эфирного времени, печатной площади, уведомления о готовности предоставить эфирное время, печатную площадь кандидатам, представленные государственными региональными организациями телерадиовещания и редакциями государственных региональных печатных изданий;
3.4. Акты о передаче территориальными избирательными комиссиями участковым избирательным комиссиям избирательных бюллетеней, а также акты о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней, приложенные к первым экземплярам протоколов территориальных избирательных комиссий об итогах голосования;
3.5. Подлинники и копии других актов и реестров, касающихся подготовки и проведения выборов Губернатора Ленинградской области;
3.6. Переписка с территориальными и участковыми избирательными комиссиями по организационным вопросам проведения выборов;
3.7. Первые экземпляры отчетов территориальных избирательных комиссий о поступлении и расходовании средств областного бюджета Ленинградской области, выделенных на подготовку и проведение выборов, с приложенными к ним первичными бухгалтерскими документами и отчетами участковых избирательных комиссий.
4. Листы поддержки кандидата с подписями депутатов представительных органов муниципальных образований и(или) избранных на муниципальных выборах глав муниципальных образований в поддержку выдвижения кандидатов, списки лиц, которые поставили свои подписи в листах поддержки кандидатов (на бумажном носителе и в машиночитаемом виде), являются документами, содержащими конфиденциальную информацию, и хранятся в Комиссии в течение одного года со дня официального опубликования результатов выборов. По истечении срока хранения они уничтожаются по акту в соответствии с Порядком.
5. Из территориальной избирательной комиссии передаются в Избирательную комиссию Ленинградской области сразу после подписания документы постоянного срока хранения:
первые экземпляры протоколов территориальных избирательных комиссий об итогах голосования, приложенные к ним первые экземпляры сводных таблиц об итогах голосования на соответствующей территории, включающие в себя полные данные всех поступивших протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования; особые мнения членов территориальных избирательных комиссий с правом решающего голоса; жалобы (заявления) на нарушения областного закона, поступившие в территориальные избирательные комиссии в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления территориальными избирательными комиссиями протоколов об итогах голосования, и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения; первые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования с приобщенными к ним особыми мнениями членов участковых избирательных комиссий с правом решающего голоса, поступившие в избирательные комиссии в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей жалобы (заявления) на нарушения областного закона, а также принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения участковых избирательных комиссий и составленные ими акты и реестры.
6. В территориальной избирательной комиссии хранятся до истечения срока ее полномочий, а затем передаются в муниципальные архивы Ленинградской области по месту нахождения территориальной избирательной комиссии следующие документы постоянного срока хранения:
6.1. Протоколы заседаний территориальной избирательной комиссии, постановления избирательной комиссии и документы к ним;
6.2. Поступившие в территориальную избирательную комиссию жалобы (заявления) на нарушения областного закона и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения;
6.3. Переписка с правоохранительными, судебными органами, средствами массовой информации, кандидатами, политическими партиями (их региональными отделениями) по вопросам соблюдения законодательства о выборах.
7. В территориальной избирательной комиссии Ленинградской области подлежат хранению не менее 6 лет со дня официального опубликования результатов выборов, после чего подвергаются экспертизе ценности и отбору в состав Архивного фонда Российской Федерации или уничтожению следующие документы <4>:
7.1. Протоколы заседаний участковых избирательных комиссий, постановления участковых избирательных комиссий и материалы к ним;
7.2. Второй экземпляр протокола территориальной избирательной комиссии об итогах голосования вместе со вторым экземпляром сводной таблицы, актов о передаче территориальной избирательной комиссией участковым избирательным комиссиям избирательных бюллетеней, актов о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней; заверенные копии особых мнений членов территориальной избирательной комиссии с правом решающего голоса; копии поступивших в избирательную комиссию в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления территориальной избирательной комиссией протокола об итогах голосования, а также копии принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений;
7.3. Списки членов территориальной избирательной комиссии с правом совещательного голоса, наблюдателей от кандидатов, политических партий (их региональных отделений), иностранных (международных) наблюдателей, представителей средств массовой информации, присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протокола;
7.4. Вторые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования с приобщенными к ним особыми мнениями членов участковых избирательных комиссий с правом решающего голоса, поступившие в избирательные комиссии в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей жалобы (заявления) на нарушения областного закона, а также принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения участковых избирательных комиссий и составленные ими акты и реестры;
7.5. Списки членов участковой избирательной комиссии с правом совещательного голоса, наблюдателей, представителей средств массовой информации, присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протоколов.
7.6. Вторые экземпляры актов о получении территориальной избирательной комиссией избирательных бюллетеней, передаче их участковым избирательным комиссиям, погашении неиспользованных избирательных бюллетеней, хранившихся в территориальной избирательной комиссии, подлинники и копии других актов и реестров;
7.7. Переписка с Избирательной комиссией Ленинградской области и участковыми избирательными комиссиями по организационным вопросам проведения выборов;
8. В территориальной избирательной комиссии хранятся в течение одного года со дня официального опубликования результатов выборов, а затем уничтожаются по акту в соответствии с Порядком уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Ленинградской области (приложение № 2):
опечатанные избирательные бюллетени; списки избирателей вместе со всеми официальными документами уполномоченных органов, а также личными письменными заявлениями граждан, поступившими в участковые избирательные комиссии в период уточнения списков избирателей; списки досрочно проголосовавших избирателей с приложением заявлений избирателей о предоставлении возможности проголосовать досрочно, конверты, в которых находились бюллетени избирателей, проголосовавших досрочно; заявления избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования.
9. Из участковой избирательной комиссии передаются в территориальную избирательную комиссию сразу после подписания документы постоянного срока хранения:
первый экземпляр протокола участковой избирательной комиссии об итогах голосования на соответствующем избирательном участке с приложенными к ним особыми мнениями членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, несогласных с протоколом в целом или с его отдельными положениями; жалобами (заявлениями) на нарушение Федерального и областного закона, поступившими в избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей, а также принятыми по указанным жалобам (заявлениям) решениями участковых избирательных комиссий.
10. Из участковой избирательной комиссии передаются в территориальную избирательную комиссию не позднее чем через пять дней после официального опубликования результатов выборов Губернатора Ленинградской области документы временного срока хранения:
10.1. Второй экземпляр протокола участковой избирательной комиссии об итогах голосования с приобщенными к нему особыми мнениями членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, поступившие в избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей жалобы (заявления) на нарушения областного закона, а также принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения участковой избирательной комиссии и составленные ими акты и реестры;
10.2. Списки членов участковой избирательной комиссии с правом совещательного голоса, наблюдателей, представителей средств массовой информации, присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протоколов;
10.3. Избирательная документация, включающая опечатанные избирательные бюллетени, список избирателей, а также печать участковой избирательной комиссии.
11. В участковой избирательной комиссии хранятся до истечения срока ее полномочий, а затем передаются в территориальную избирательную комиссию следующие документы:
11.1. Протоколы заседаний участковой избирательной комиссии, решения избирательной комиссии и материалы к ним;
11.2. Поступившие в участковую избирательную комиссию жалобы (заявления) на нарушения областного закона и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения;
11.3. Переписка с правоохранительными, судебными органами, средствами массовой информации, кандидатами, политическими партиями (их региональными отделениями) по вопросам соблюдения законодательства о выборах;
11.4. Переписка с Избирательной комиссией Ленинградской области и территориальной избирательной комиссией по организационным вопросам проведения выборов;
11.5. Отчеты участковой избирательной комиссии о поступлении и расходовании средств областного бюджета Ленинградской области, выделенных на подготовку и проведение выборов (передаются в соответствующую территориальную избирательную комиссию не позднее 10 дней со дня голосования).
Документы постоянного хранения избирательных комиссий всех уровней подлежат передаче на государственное и муниципальное хранение в соответствии с действующими нормативными правовыми и методическими документами в области архивного дела.
Избирательные комиссии Ленинградской области всех уровней обеспечивают сохранность документов до передачи в вышестоящую избирательную комиссию, архив или их уничтожения в установленном Порядке.
Ответственность за сохранность избирательной документации постановлением (решением) соответствующей избирательной комиссии возлагается на председателя (заместителя председателя), секретаря этой избирательной комиссии до передачи документов в вышестоящую избирательную комиссию либо в архив или ее уничтожения по истечении сроков хранения.
Передача документов осуществляется в соответствии со сроками, установленными областным законом и данным Порядком, и производится только по акту приема-передачи.
Участковая избирательная комиссия передает выборную документацию в вышестоящую территориальную избирательную комиссию.
Территориальная избирательная комиссия передает выборную документацию в Избирательную комиссию Ленинградской области.
Территориальные избирательные комиссии и Избирательная комиссия Ленинградской области проводят упорядочение документов по выборам Губернатора Ленинградской области и передачу их вместе с другой организационно-распорядительной и выборной документацией в архивные учреждения Ленинградской области.
В случае если полномочия территориальной избирательной комиссии заканчиваются, выборная документация, находящаяся на хранении, передается вновь созданной территориальной избирательной комиссии по акту приема-передачи. Вновь созданная территориальная избирательная комиссия преемственно проводит все необходимые работы по подготовке и передаче дел в муниципальный архив.
Вся выборная документация группируется в дела в соответствии со следующими требованиями:
- дела формируются по видам документов или по тематическому признаку;
- не допускается группировать в одно дело документы постоянного и временного хранения;
- в дело включается по одному экземпляру документа;
- дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.
Сформированные дела постоянного хранения подлежат оформлению, которое предусматривает:
- нумерацию листов дела. Все листы дела, кроме листа-заверителя, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом. Листы внутренней описи, если таковая существует, нумеруются отдельно римскими цифрами;
- составление листа-заверителя. В листе-заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела. Лист-заверитель дела подписывает его составитель;
- оформление обложки дела. На обложку дела выносятся название избирательной комиссии, в которой дело было сформировано, полный заголовок дела, крайние даты документов дела, срок хранения, количество листов в деле;
- заголовок дела. Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела;
- крайние даты. Крайними датами дела являются даты первого и последнего документа дела. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, включенных в дело;
- переплет дел или их подшивка. Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов.
Подготовка описей дел постоянного хранения проводится по установленной форме. Внутри годового раздела описи вся избирательная документация систематизируется по хронологии проведения выборов.
Описи дел постоянного хранения, подготовленные Избирательной комиссией, представляются на утверждение Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) Архивного управления Ленинградской области.
Описи дел постоянного хранения, подготовленные территориальной избирательной комиссией, представляются на утверждение Экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) администрации муниципального района.
Уничтожение документов временного хранения, сроки которых истекли:
- хранящихся в Избирательной комиссии Ленинградской области, допускается только после утверждения описей постоянного хранения и согласования описей по личному составу за данный период с ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области;
- хранящихся в территориальных избирательных комиссиях, допускается только после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПМК администраций муниципальных образований.
Документы уничтожаются строго по акту.
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК
Избирательной комиссии
Ленинградской области
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭПМК
Архивного управления
Ленинградской области
от 22 июля 2015 г. № 1
от 24 июля 2015 г. № 7 п. 2
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
УТВЕРЖДЕН
постановлением
Избирательной комиссии
Ленинградской области
от 13.08.2015 № 93/698
ПОРЯДОК
УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С ПОДГОТОВКОЙ
И ПРОВЕДЕНИЕМ ВЫБОРОВ ГУБЕРНАТОРА ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Уничтожение документов производится по истечении сроков их хранения, установленных Порядком хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Ленинградской области, только после проведения экспертизы их ценности и утверждения описи дел постоянного срока хранения Центральной экспертно-проверочной методической комиссией (ЦЭПМК) Архивного управления Ленинградской области <1>.
--------------------------------
<1> За исключением документов, указанных в пунктах 4, 10, 11, которые уничтожаются через год после официального опубликования результатов выборов.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, составляется в соответствии с действующими нормативными документами, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности, и утверждается председателем соответствующей избирательной комиссии (форма акта прилагается).
Уничтожение документов в целях исключения возможности восстановления их текста производится путем сжигания, измельчения на фрагменты размером не более 2,5 кв. см, растворения или химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок в присутствии представителя соответствующей избирательной комиссии.
При уничтожении документов должна быть исключена возможность ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми документами.
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК
Избирательной комиссии
Ленинградской области
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭПМК
Архивного управления
Ленинградской области
от 22 июля 2015 г. № 1
от 24 июля 2015 г. № 7 п. 2
Приложение
к Порядку уничтожения документов,
связанных с подготовкой и проведением
выборов Губернатора Ленинградской области
Наименование избирательной комиссии УТВЕРЖДАЮ
Председатель
АКТ избирательной комиссии
"_____" _______ 20___ № _______ ___________________________________
___________________________________ (подпись, фамилия, инициалы)
(место составления) "_____" _________ 20__ г.
(дата)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании постановления Избирательной комиссии Ленинградской области от "___" _________ 2015 года № _____/_____ "О Порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Ленинградской области" и Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, отобраны к уничтожению в связи с утратой практической ценности и истечением установленных сроков хранения следующие документы:
№ п/п
Заголовок дела или групповой заголовок документов
Крайние даты дела (документов)
Номера описей
Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи
Кол-во дел
Сроки хранения и номера статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
8
Итого ______________________ ед. хр. за _____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____ годы утверждены, по личному составу
согласованы с ЭПК ____________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _______________ № _____________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от _________ № __________
Документы в количестве _________________________________________ дел, томов
(цифрами и прописью)
весом ______ кг сданы в ___________________________________________________
(наименование организации)
на уничтожение по приемо-сдаточной накладной от _____________ № ___________
____________________________________ ___________ ________________________
(должность лица, сдавшего документы) (подпись) (инициалы, фамилия)
Присутствовал __________________________________ при уничтожении документов
(должность представителя
избирательной комиссии)
______________ ________________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
------------------------------------------------------------------
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 13 августа 2015 г. № 93/698
О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ И ПЕРЕДАЧИ В АРХИВЫ ДОКУМЕНТОВ,
СВЯЗАННЫХ С ПОДГОТОВКОЙ И ПРОВЕДЕНИЕМ ВЫБОРОВ ГУБЕРНАТОРА
ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ, И ПОРЯДКЕ УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ,
СВЯЗАННЫХ С ПОДГОТОВКОЙ И ПРОВЕДЕНИЕМ ВЫБОРОВ ГУБЕРНАТОРА
ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с пунктами 10 и 11 статьи 70 Федерального закона от 12 июня 2002 года № 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", частью 1 статьи 68 областного закона от 29 июня 2012 года № 54-оз "О выборах Губернатора Ленинградской области" Избирательная комиссия Ленинградской области постановляет:
1. Утвердить согласованный с Центральной экспертно-проверочной методической комиссией архивного управления Ленинградской области Порядок хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Ленинградской области, и Порядок уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Ленинградской области.
2. Направить настоящее постановление в территориальные избирательные комиссии для использования в работе.
3. Организацию выполнения положений указанных в пункте 1 настоящего постановления документов возложить на секретаря Избирательной комиссии Ленинградской области Ганину С.М.
4. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Избирательной комиссии Ленинградской области в сети Интернет.
Председатель
Избирательной комиссии
Ленинградской области
В.П.Журавлёв
Секретарь
Избирательной комиссии
Ленинградской области
С.М.Ганина
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
УТВЕРЖДЕН
постановлением
Избирательной комиссии
Ленинградской области
от 13.08.2015 № 93/698
ПОРЯДОК
ХРАНЕНИЯ И ПЕРЕДАЧИ В АРХИВЫ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ
С ПОДГОТОВКОЙ И ПРОВЕДЕНИЕМ ВЫБОРОВ ГУБЕРНАТОРА
ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. В архиве Избирательной комиссии Ленинградской области подлежат хранению в течение 10 лет со дня официального опубликования результатов выборов с последующей передачей в Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге следующие документы постоянного хранения:
1.1. Протоколы заседаний Избирательной комиссии Ленинградской области (далее - Комиссия), постановления Комиссии и документы к ним;
1.2. Документы, предоставляемые в Комиссию кандидатом при выдвижении:
1) копии письменных уведомлений Комиссии о датах и местах проведения политическими партиями (их региональными отделениями) съездов, конференций, на которых рассматривались вопросы о выдвижении кандидата;
2) решения съездов политических партий либо конференций (общих собраний) региональных отделений политических партий о выдвижении кандидатов;
3) нотариально удостоверенные копии документов о государственной регистрации избирательных объединений, выданных федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным на осуществление функций в сфере регистрации общественных объединений;
4) документы, подтверждающие согласование соответствующими органами избирательного объединения кандидатур, выдвигаемых в качестве кандидатов, если такое согласование предусмотрено уставом политической партии;
5) заявления кандидатов о согласии баллотироваться;
6) копии паспортов или иных документов, удостоверяющих личность кандидатов;
7) копии документов об образовании кандидатов, подтверждающих сведения, указанные в заявлении кандидатами о согласии баллотироваться;
8) справки с основного места работы, копии трудовых книжек или иные документы кандидатов для подтверждения сведений об основном месте работы или службы, занимаемой должности, или документ, подтверждающий род занятий кандидата (при отсутствии основного места работы или службы кандидата), или документ, подтверждающий статус неработающего кандидата;
9) справки из представительных органов муниципальных образований об исполнении кандидатом обязанностей депутата на непостоянной основе или копии удостоверений депутатов, заверенные должностными лицами и печатью соответствующего представительного органа;
10) справки о принадлежности кандидатов к политической партии, не более чем к одному общественному объединению, о статусе кандидатов в политической партии (ее региональном отделении), общественных объединениях, заверенные постоянно действующими руководящими органами политических партий (их региональных отделений), общественных объединений;
11) сведения о размере и об источнике доходов кандидатов, а также об имуществе, принадлежащем кандидатам на праве собственности (в том числе совместной собственности), о вкладах в банках, ценных бумагах. Сведения о размере и об источниках доходов и имуществе супругов и несовершеннолетних детей кандидатов;
12) копии нотариально удостоверенных доверенностей на уполномоченных представителей по финансовым вопросам кандидатов;
13) заявления уполномоченных представителей по финансовым вопросам о согласии осуществлять указанную деятельность;
14) сведения, составленные по форме, предусмотренной Указом Президента Российской Федерации:
а) о принадлежащем кандидату, его супругу и несовершеннолетним детям недвижимом имуществе, находящемся за пределами территории Российской Федерации, об источниках получения средств, за счет которых приобретено указанное имущество, об обязательствах имущественного характера за пределами территории Российской Федерации кандидата, а также сведения о таких обязательствах его супруга и несовершеннолетних детей;
б) о своих расходах, а также о расходах своих супруга и несовершеннолетних детей по каждой сделке по приобретению земельного участка, другого объекта недвижимости, транспортного средства, ценных бумаг, акций (долей участия, паев в уставных (складочных) капиталах организаций), совершенной в течение последних трех лет, если сумма сделки превышает общий доход кандидата и его супруга за три последних года, предшествующих совершению сделки, и об источниках получения средств, за счет которых совершена сделка;
1.3. Документы, представляемые в Комиссию кандидатом для регистрации:
1) сведения об изменениях в данных о кандидатах, ранее представленных в Комиссию в соответствии с пунктом 1 части 9 статьи 25 областного закона от 29.06.2012 № 54-оз "О выборах Губернатора Ленинградской области" (далее - областной закон);
2) первые финансовые отчеты кандидатов;
3) письменные уведомления о том, что кандидаты не имеют счетов (вкладов), не хранят наличные денежные средства и ценности в иностранных банках, расположенных за пределами территории Российской Федерации, не владеют и(или) не пользуются иностранными финансовыми инструментами.
1.4. Сведения о трех кандидатурах, отвечающих предусмотренным Федеральным законом от 03.12.2012 № 229-ФЗ "О порядке формирования Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации" требованиям к кандидатам для наделения полномочиями члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее - член Совета Федерации), одна из которых в случае избрания представившего ее кандидата будет наделена полномочиями члена Совета Федерации - представителя от исполнительного органа государственной власти Ленинградской области. Заявления каждого из представленных кандидатами лиц о согласии на представление его в качестве кандидатуры для наделения полномочиями члена Совета Федерации с обязательством в случае наделения полномочиями члена Совета Федерации прекратить деятельность, несовместимую со статусом члена Совета Федерации, с приложением копий документов, подтверждающих указанные в заявлении сведения;
1.5. Документы, представляемые кандидатами, избирательными объединениями, выдвинувшими кандидатов, при выбытии кандидата:
1) заявление кандидата о снятии своей кандидатуры;
2) решение органа избирательного объединения, выдвинувшего кандидата, об отзыве кандидата;
1.6. Документы, представляемые кандидатами, избирательными объединениями, выдвинувшими кандидатов, для регистрации и отзыва доверенных лиц:
1) заявления кандидатов (представления избирательных объединений) о назначении доверенных лиц и заявления самих граждан о согласии быть доверенными лицами;
2) копии приказов (распоряжений) об освобождении от исполнения служебных обязанностей на период осуществления полномочий доверенного лица в отношении граждан Российской Федерации, находящихся на государственной или муниципальной службе (в том числе и в период очередного отпуска);
3) уведомления кандидатов, избирательных объединений, назначивших доверенных лиц, об отзыве доверенных лиц;
1.7. Документы, предоставляемые кандидатом для назначения члена Избирательной комиссии с правом совещательного голоса:
1) уведомление кандидата о назначении члена Избирательной комиссии Ленинградской области с правом совещательного голоса;
2) заявление гражданина о согласии быть членом Избирательной комиссии Ленинградской области с правом совещательного голоса;
3) уведомление кандидата о прекращении полномочий члена Избирательной комиссии Ленинградской области с правом совещательного голоса;
1.8. Экземпляры предвыборных печатных агитационных материалов (или их копии), экземпляры аудиовизуальных предвыборных агитационных материалов, фотографии иных агитационных материалов;
1.9. Первые экземпляры протоколов территориальных избирательных комиссий об итогах голосования, приложенные к ним первые экземпляры сводных таблиц об итогах голосования на соответствующей территории, включающие в себя полные данные всех поступивших протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования; особые мнения членов территориальных избирательных комиссий с правом решающего голоса; жалобы (заявления) на нарушения областного закона, поступившие в территориальные избирательные комиссии в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления территориальными избирательными комиссиями протоколов об итогах голосования, и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения; первые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования с приобщенными к ним особыми мнениями членов участковых избирательных комиссий с правом решающего голоса, поступившие в избирательные комиссии в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей жалобы (заявления) на нарушения областного закона, а также принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения участковых избирательных комиссий и составленные ими акты и реестры;
1.10. Первый экземпляр протокола Комиссии о результатах выборов Губернатора Ленинградской области и приобщенные к нему сводная таблица, включающая в себя полные данные всех поступивших протоколов территориальных избирательных комиссий об итогах голосования; особые мнения членов Комиссии с правом решающего голоса, несогласных с протоколом в целом или с отдельными его положениями; жалобы (заявления) на нарушения областного закона, поступившие в Комиссию в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления соответствующего протокола об итогах выборов, и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения;
1.11. Поступившие в Комиссию жалобы (заявления) на нарушения областного закона и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения;
1.12. Копия приказа (иного документа) об освобождении зарегистрированного кандидата, избранного Губернатором Ленинградской области, от обязанностей, несовместимых со статусом Губернатора Ленинградской области, либо копия документа, удостоверяющего, что им в пятидневный срок со дня получения извещения было подано заявление об освобождении от таких обязанностей;
1.13. Переписка с правоохранительными, судебными органами, средствами массовой информации, кандидатами, политическими партиями (их региональными отделениями) по вопросам соблюдения законодательства о выборах;
1.14. Второй экземпляр финансового отчета Комиссии о расходовании средств областного бюджета Ленинградской области <1>.
--------------------------------
<1> Первый экземпляр финансового отчета Комиссии о расходовании средств областного бюджета Ленинградской области на проведение выборов Губернатора Ленинградской области поступает на государственное хранение в составе документов Законодательного собрания Ленинградской области.
2. В архиве Комиссии подлежат хранению не менее 10 лет, после чего подвергаются экспертизе ценности и отбору в состав Архивного фонда Российской Федерации или уничтожению следующие документы <2>:
--------------------------------
<2> Документы, выделенные к уничтожению по результатам экспертизы их ценности, уничтожаются в соответствии с утвержденным Порядком уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Ленинградской области (приложение № 2).
2.1. Документы о результатах проверок государственными органами сведений, представляемых кандидатами на должность Губернатора Ленинградской области, в том числе сведений о размере и об источниках доходов кандидатов, имуществе, принадлежащем кандидатам на праве собственности, о вкладах в банках, ценных бумагах; а также сведений, представленных кандидатами в соответствии с Указом Президента Российской Федерации;
2.2. Первые экземпляры итоговых финансовых отчетов кандидатов.
3. В Комиссии хранятся не менее пяти лет со дня официального опубликования результатов выборов, после чего подвергаются экспертизе ценности и отбору в состав Архивного фонда Российской Федерации или уничтожению следующие документы <3>:
--------------------------------
<3> См. примечание к п. 2.
3.1. Приложенные к итоговым финансовым отчетам кандидатов первичные финансовые документы, подтверждающие поступление и расходование средств избирательных фондов кандидатов; справки банка о закрытии специального избирательного счета; сведения о движении денежных средств на специальном избирательном счете; справки контрольно-ревизионной службы о проверке финансовых отчетов;
3.2. Результаты проверки регистрирующими органами сведений, указанных гражданами и юридическими лицами при осуществлении добровольных пожертвований в избирательные фонды кандидатов;
3.3. Сведения об учете и стоимости оплаты эфирного времени, печатной площади, уведомления о готовности предоставить эфирное время, печатную площадь кандидатам, представленные государственными региональными организациями телерадиовещания и редакциями государственных региональных печатных изданий;
3.4. Акты о передаче территориальными избирательными комиссиями участковым избирательным комиссиям избирательных бюллетеней, а также акты о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней, приложенные к первым экземплярам протоколов территориальных избирательных комиссий об итогах голосования;
3.5. Подлинники и копии других актов и реестров, касающихся подготовки и проведения выборов Губернатора Ленинградской области;
3.6. Переписка с территориальными и участковыми избирательными комиссиями по организационным вопросам проведения выборов;
3.7. Первые экземпляры отчетов территориальных избирательных комиссий о поступлении и расходовании средств областного бюджета Ленинградской области, выделенных на подготовку и проведение выборов, с приложенными к ним первичными бухгалтерскими документами и отчетами участковых избирательных комиссий.
4. Листы поддержки кандидата с подписями депутатов представительных органов муниципальных образований и(или) избранных на муниципальных выборах глав муниципальных образований в поддержку выдвижения кандидатов, списки лиц, которые поставили свои подписи в листах поддержки кандидатов (на бумажном носителе и в машиночитаемом виде), являются документами, содержащими конфиденциальную информацию, и хранятся в Комиссии в течение одного года со дня официального опубликования результатов выборов. По истечении срока хранения они уничтожаются по акту в соответствии с Порядком.
5. Из территориальной избирательной комиссии передаются в Избирательную комиссию Ленинградской области сразу после подписания документы постоянного срока хранения:
первые экземпляры протоколов территориальных избирательных комиссий об итогах голосования, приложенные к ним первые экземпляры сводных таблиц об итогах голосования на соответствующей территории, включающие в себя полные данные всех поступивших протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования; особые мнения членов территориальных избирательных комиссий с правом решающего голоса; жалобы (заявления) на нарушения областного закона, поступившие в территориальные избирательные комиссии в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления территориальными избирательными комиссиями протоколов об итогах голосования, и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения; первые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования с приобщенными к ним особыми мнениями членов участковых избирательных комиссий с правом решающего голоса, поступившие в избирательные комиссии в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей жалобы (заявления) на нарушения областного закона, а также принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения участковых избирательных комиссий и составленные ими акты и реестры.
6. В территориальной избирательной комиссии хранятся до истечения срока ее полномочий, а затем передаются в муниципальные архивы Ленинградской области по месту нахождения территориальной избирательной комиссии следующие документы постоянного срока хранения:
6.1. Протоколы заседаний территориальной избирательной комиссии, постановления избирательной комиссии и документы к ним;
6.2. Поступившие в территориальную избирательную комиссию жалобы (заявления) на нарушения областного закона и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения;
6.3. Переписка с правоохранительными, судебными органами, средствами массовой информации, кандидатами, политическими партиями (их региональными отделениями) по вопросам соблюдения законодательства о выборах.
7. В территориальной избирательной комиссии Ленинградской области подлежат хранению не менее 6 лет со дня официального опубликования результатов выборов, после чего подвергаются экспертизе ценности и отбору в состав Архивного фонда Российской Федерации или уничтожению следующие документы <4>:
7.1. Протоколы заседаний участковых избирательных комиссий, постановления участковых избирательных комиссий и материалы к ним;
7.2. Второй экземпляр протокола территориальной избирательной комиссии об итогах голосования вместе со вторым экземпляром сводной таблицы, актов о передаче территориальной избирательной комиссией участковым избирательным комиссиям избирательных бюллетеней, актов о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней; заверенные копии особых мнений членов территориальной избирательной комиссии с правом решающего голоса; копии поступивших в избирательную комиссию в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления территориальной избирательной комиссией протокола об итогах голосования, а также копии принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений;
7.3. Списки членов территориальной избирательной комиссии с правом совещательного голоса, наблюдателей от кандидатов, политических партий (их региональных отделений), иностранных (международных) наблюдателей, представителей средств массовой информации, присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протокола;
7.4. Вторые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования с приобщенными к ним особыми мнениями членов участковых избирательных комиссий с правом решающего голоса, поступившие в избирательные комиссии в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей жалобы (заявления) на нарушения областного закона, а также принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения участковых избирательных комиссий и составленные ими акты и реестры;
7.5. Списки членов участковой избирательной комиссии с правом совещательного голоса, наблюдателей, представителей средств массовой информации, присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протоколов.
7.6. Вторые экземпляры актов о получении территориальной избирательной комиссией избирательных бюллетеней, передаче их участковым избирательным комиссиям, погашении неиспользованных избирательных бюллетеней, хранившихся в территориальной избирательной комиссии, подлинники и копии других актов и реестров;
7.7. Переписка с Избирательной комиссией Ленинградской области и участковыми избирательными комиссиями по организационным вопросам проведения выборов;
8. В территориальной избирательной комиссии хранятся в течение одного года со дня официального опубликования результатов выборов, а затем уничтожаются по акту в соответствии с Порядком уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Ленинградской области (приложение № 2):
опечатанные избирательные бюллетени; списки избирателей вместе со всеми официальными документами уполномоченных органов, а также личными письменными заявлениями граждан, поступившими в участковые избирательные комиссии в период уточнения списков избирателей; списки досрочно проголосовавших избирателей с приложением заявлений избирателей о предоставлении возможности проголосовать досрочно, конверты, в которых находились бюллетени избирателей, проголосовавших досрочно; заявления избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования.
9. Из участковой избирательной комиссии передаются в территориальную избирательную комиссию сразу после подписания документы постоянного срока хранения:
первый экземпляр протокола участковой избирательной комиссии об итогах голосования на соответствующем избирательном участке с приложенными к ним особыми мнениями членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, несогласных с протоколом в целом или с его отдельными положениями; жалобами (заявлениями) на нарушение Федерального и областного закона, поступившими в избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей, а также принятыми по указанным жалобам (заявлениям) решениями участковых избирательных комиссий.
10. Из участковой избирательной комиссии передаются в территориальную избирательную комиссию не позднее чем через пять дней после официального опубликования результатов выборов Губернатора Ленинградской области документы временного срока хранения:
10.1. Второй экземпляр протокола участковой избирательной комиссии об итогах голосования с приобщенными к нему особыми мнениями членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, поступившие в избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей жалобы (заявления) на нарушения областного закона, а также принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения участковой избирательной комиссии и составленные ими акты и реестры;
10.2. Списки членов участковой избирательной комиссии с правом совещательного голоса, наблюдателей, представителей средств массовой информации, присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протоколов;
10.3. Избирательная документация, включающая опечатанные избирательные бюллетени, список избирателей, а также печать участковой избирательной комиссии.
11. В участковой избирательной комиссии хранятся до истечения срока ее полномочий, а затем передаются в территориальную избирательную комиссию следующие документы:
11.1. Протоколы заседаний участковой избирательной комиссии, решения избирательной комиссии и материалы к ним;
11.2. Поступившие в участковую избирательную комиссию жалобы (заявления) на нарушения областного закона и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения;
11.3. Переписка с правоохранительными, судебными органами, средствами массовой информации, кандидатами, политическими партиями (их региональными отделениями) по вопросам соблюдения законодательства о выборах;
11.4. Переписка с Избирательной комиссией Ленинградской области и территориальной избирательной комиссией по организационным вопросам проведения выборов;
11.5. Отчеты участковой избирательной комиссии о поступлении и расходовании средств областного бюджета Ленинградской области, выделенных на подготовку и проведение выборов (передаются в соответствующую территориальную избирательную комиссию не позднее 10 дней со дня голосования).
Документы постоянного хранения избирательных комиссий всех уровней подлежат передаче на государственное и муниципальное хранение в соответствии с действующими нормативными правовыми и методическими документами в области архивного дела.
Избирательные комиссии Ленинградской области всех уровней обеспечивают сохранность документов до передачи в вышестоящую избирательную комиссию, архив или их уничтожения в установленном Порядке.
Ответственность за сохранность избирательной документации постановлением (решением) соответствующей избирательной комиссии возлагается на председателя (заместителя председателя), секретаря этой избирательной комиссии до передачи документов в вышестоящую избирательную комиссию либо в архив или ее уничтожения по истечении сроков хранения.
Передача документов осуществляется в соответствии со сроками, установленными областным законом и данным Порядком, и производится только по акту приема-передачи.
Участковая избирательная комиссия передает выборную документацию в вышестоящую территориальную избирательную комиссию.
Территориальная избирательная комиссия передает выборную документацию в Избирательную комиссию Ленинградской области.
Территориальные избирательные комиссии и Избирательная комиссия Ленинградской области проводят упорядочение документов по выборам Губернатора Ленинградской области и передачу их вместе с другой организационно-распорядительной и выборной документацией в архивные учреждения Ленинградской области.
В случае если полномочия территориальной избирательной комиссии заканчиваются, выборная документация, находящаяся на хранении, передается вновь созданной территориальной избирательной комиссии по акту приема-передачи. Вновь созданная территориальная избирательная комиссия преемственно проводит все необходимые работы по подготовке и передаче дел в муниципальный архив.
Вся выборная документация группируется в дела в соответствии со следующими требованиями:
- дела формируются по видам документов или по тематическому признаку;
- не допускается группировать в одно дело документы постоянного и временного хранения;
- в дело включается по одному экземпляру документа;
- дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.
Сформированные дела постоянного хранения подлежат оформлению, которое предусматривает:
- нумерацию листов дела. Все листы дела, кроме листа-заверителя, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом. Листы внутренней описи, если таковая существует, нумеруются отдельно римскими цифрами;
- составление листа-заверителя. В листе-заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела. Лист-заверитель дела подписывает его составитель;
- оформление обложки дела. На обложку дела выносятся название избирательной комиссии, в которой дело было сформировано, полный заголовок дела, крайние даты документов дела, срок хранения, количество листов в деле;
- заголовок дела. Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела;
- крайние даты. Крайними датами дела являются даты первого и последнего документа дела. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, включенных в дело;
- переплет дел или их подшивка. Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов.
Подготовка описей дел постоянного хранения проводится по установленной форме. Внутри годового раздела описи вся избирательная документация систематизируется по хронологии проведения выборов.
Описи дел постоянного хранения, подготовленные Избирательной комиссией, представляются на утверждение Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) Архивного управления Ленинградской области.
Описи дел постоянного хранения, подготовленные территориальной избирательной комиссией, представляются на утверждение Экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) администрации муниципального района.
Уничтожение документов временного хранения, сроки которых истекли:
- хранящихся в Избирательной комиссии Ленинградской области, допускается только после утверждения описей постоянного хранения и согласования описей по личному составу за данный период с ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области;
- хранящихся в территориальных избирательных комиссиях, допускается только после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПМК администраций муниципальных образований.
Документы уничтожаются строго по акту.
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК
Избирательной комиссии
Ленинградской области
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭПМК
Архивного управления
Ленинградской области
от 22 июля 2015 г. № 1
от 24 июля 2015 г. № 7 п. 2
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
УТВЕРЖДЕН
постановлением
Избирательной комиссии
Ленинградской области
от 13.08.2015 № 93/698
ПОРЯДОК
УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С ПОДГОТОВКОЙ
И ПРОВЕДЕНИЕМ ВЫБОРОВ ГУБЕРНАТОРА ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Уничтожение документов производится по истечении сроков их хранения, установленных Порядком хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Ленинградской области, только после проведения экспертизы их ценности и утверждения описи дел постоянного срока хранения Центральной экспертно-проверочной методической комиссией (ЦЭПМК) Архивного управления Ленинградской области <1>.
--------------------------------
<1> За исключением документов, указанных в пунктах 4, 10, 11, которые уничтожаются через год после официального опубликования результатов выборов.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, составляется в соответствии с действующими нормативными документами, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности, и утверждается председателем соответствующей избирательной комиссии (форма акта прилагается).
Уничтожение документов в целях исключения возможности восстановления их текста производится путем сжигания, измельчения на фрагменты размером не более 2,5 кв. см, растворения или химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок в присутствии представителя соответствующей избирательной комиссии.
При уничтожении документов должна быть исключена возможность ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми документами.
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК
Избирательной комиссии
Ленинградской области
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭПМК
Архивного управления
Ленинградской области
от 22 июля 2015 г. № 1
от 24 июля 2015 г. № 7 п. 2
Приложение
к Порядку уничтожения документов,
связанных с подготовкой и проведением
выборов Губернатора Ленинградской области
Наименование избирательной комиссии УТВЕРЖДАЮ
Председатель
АКТ избирательной комиссии
"_____" _______ 20___ № _______ ___________________________________
___________________________________ (подпись, фамилия, инициалы)
(место составления) "_____" _________ 20__ г.
(дата)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании постановления Избирательной комиссии Ленинградской области от "___" _________ 2015 года № _____/_____ "О Порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Ленинградской области" и Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, отобраны к уничтожению в связи с утратой практической ценности и истечением установленных сроков хранения следующие документы:
№ п/п
Заголовок дела или групповой заголовок документов
Крайние даты дела (документов)
Номера описей
Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи
Кол-во дел
Сроки хранения и номера статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
8
Итого ______________________ ед. хр. за _____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____ годы утверждены, по личному составу
согласованы с ЭПК ____________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _______________ № _____________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от _________ № __________
Документы в количестве _________________________________________ дел, томов
(цифрами и прописью)
весом ______ кг сданы в ___________________________________________________
(наименование организации)
на уничтожение по приемо-сдаточной накладной от _____________ № ___________
____________________________________ ___________ ________________________
(должность лица, сдавшего документы) (подпись) (инициалы, фамилия)
Присутствовал __________________________________ при уничтожении документов
(должность представителя
избирательной комиссии)
______________ ________________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
------------------------------------------------------------------